Mengapa Menggunakan Sistem ERP ?

Tahun 2019 merupakan tahun di mana saya mendapatkan pekerjaan pertama saya pada sebuah software house di Bandung yaitu Nibble Softworks. Seminggu saya bekerja saya mulai mendengar istilah-istilah yang tidak pernah saya dengar sebelumnya. Dari banyak istilah yang saya dengar, ada sebuah istilah yang sering sekali saya dengar yaitu Enterprise Resource Planning atau biasa disebut ERP. Pada saat itu saya masih belum tahu apa itu ERP. Namun seiring berjalannya waktu dan ketertarikan saya untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan ERP, saya mulai membaca artikel-artikel terkait dengan ERP. 

Sekarang saya sudah mulai paham dan mengerti mengenai ERP. Mungkin saya masih belum dapat dikatakan ahli dalam bidang ERP namun saya akan mencoba untuk memberikan informasi yang saya dapatkan berdasarkan artikel-artikel yang telah saya baca dan berdasarkan pengalaman kerja yang telah saya lakukan di Nibble Softworks.

Sekedar info tambahan: Nibble Softworks merupakan sebuah software house yang menyediakan jasa pembuatan aplikasi sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Salah satu jasa pembuatan aplikasi yang disediakan adalah sistem ERP. 

Apa itu Sistem ERP?

Sistem ERP dapat dikatakan sebagai alat yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis yang dilakukan seperti pengelolaan persediaan produk, produksi, penjualan, sumber daya manusia, dll.  Untuk dapat mengelola kegiatan bisnis tersebut, sebuah sistem ERP akan dilengkapi dengan beberapa modul-modul yang memiliki fungsi khusus. Selain mengelola kegiatan bisnis, sistem ERP juga dapat memberikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengambil keputusan bisnis. Laporan-laporan yang dihasilkan merupakan informasi real time dan memiliki tingkat akurasi yang cukup tinggi. Maksud dari tingkat akurasi yang cukup tinggi adalah, segala proses bisnis yang dilakukan akan tercatat di dalam sistem dan diolah secara otomatis oleh sistem sehingga mengurangi kesalahan yang biasa dilakukan oleh manusia. 

Modul-Modul Umum Sistem ERP 

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa pada sistem ERP terdiri dari bermacam-macam modul yang dapat digunakan. Pada artikel ini saya hanya akan membahas beberapa modul yang biasanya digunakan.  Penjelasan terkait modul-modul akan dibahas di bawah ini. 

Inventaris (Inventory)

Modul inventaris memiliki fungsi membantu perusahaan  untuk mencatat data dan mengelola persediaan produk yang tersimpan di dalam gudang. Mengelola persediaan produk menjadi mudah dengan menggunakan modul inventaris ini. Perusahaan dapat memantau persediaan produk secara real time, melakukan penjadwalan untuk memastikan persediaan produk mencukupi, memeriksa keluar dan masuk produk di gudang, dan melakukan stock opname. Segala aktivitas keluar dan masuk produk akan dijadikan sebuah laporan yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan yang baik pada saat mengelola persediaan produk pada sebuah perusahaan. Produk yang tersimpan dapat mencatat barcode atau serial number, hal tersebut dilakukan agar setiap produk yang tersimpan di gudang tercatat dan meminimalisir kehilangan produk yang diakibatkan kelalaian manusia. Modul inventaris akan menjadi lebih efisien apabila diintegrasikan dengan modul penjualan dan pembelian. 

Penjualan (Sales)

Modul penjualan memiliki fungsi membantu perusahaan untuk mencatat seluruh penjualan yang terjadi pada sebuah perusahaan. Modul penjualan memudahkan perusahaan untuk melihat kinerja dari setiap sales terhadap penjualan yang telah dilakukan pada suatu waktu tertentu, karena setiap penjualan yang dilakukan oleh sales akan tercatat pada sistem. Tidak hanya melakukan pencatatan penjualan, sistem juga akan membuatkan faktur dan surat jalan secara otomatis berdasarkan Sales Order yang telah dibuat oleh sales. Apabila modul penjualan diintegrasikan dengan modul inventaris, sales dapat memeriksa terlebih dahulu persediaan produk yang ada di dalam gudang sebelum membuat Sales Order. Seluruh aktivitas penjualan yang dilakukan akan diolah menjadi sebuah laporan penjualan di mana perusahaan akan dengan mudah memeriksa hasil penjualan serta mengambil keputusan berdasarkan hasil laporan tersebut. 

Pembelian (Purchasing)

Modul pembelian memiliki fungsi membantu perusahaan untuk mencatat seluruh pembelian yang terjadi pada sebuah perusahaan. Modul pembelian memudahkan perusahaan untuk melakukan pencatatan seluruh aktivitas pengadaan barang di gudang. Sistem dapat mencatat pembayaran yang harus dilakukan setelah melakukan pembelian produk. Apabila modul pembelian diintegrasikan dengan modul inventaris, persediaan produk di gudang akan otomatis terupdate setiap terjadi pembelian produk. 

Sumber Daya Manusia (Human Resource Management)

Modul HRM memiliki fungsi untuk membantu perusahaan dalam mengelola informasi pegawai seperti kinerja, absensi, cuti, pengeluaran, gaji, dll. Dengan menggunakan modul HRD, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi kinerja dari departemen sumber daya manusia. Perhitungan absensi dan gaji pegawai dapat dengan mudah dikalkulasi oleh sistem ini berdasarkan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan. 

Manufaktur (Manufacturing)

Modul manufaktur memiliki fungsi untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses produksi dalam usahanya. Perusahaan dapat dengan mudah mengatur perencanaan produksi yang akan dilakukan, bahan-bahan yang dibutuhkan atau sering disebut juga Bill of Materials (BoM), dan memantau produksi yang dilakukan sehari-hari. Apabila diintegrasikan dengan modul inventaris, setiap hasil produksi yang dilakukan otomatis akan menambah persediaan produk di gudang. Proses produksi yang dilakukan dapat menggunakan produk-produk yang tersedia di gudang, sehingga perusahaan dapat mengetahui berapa banyak produk yang dapat diproduksi berdasarkan persediaan bahan di gudang. 

Keuntungan Menggunakan Sistem ERP

Setelah penjelasan mengenai modul-modul yang pada umumnya digunakan pada sebuah sistem ERP, Anda pasti sudah mendapat sedikit gambaran mengenai keuntungan dari sistem ERP. Pada bagian ini saya akan mencoba untuk menjelaskan lebih detail terkait keuntungan yang diberikan saat menggunakan sistem ERP untuk mengelola proses bisnis perusahaan.  

Bisnis Manajemen

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, sistem ERP terdiri dari modul-modul yang memiliki fungsi berbeda-beda. Setiap modul yang digunakan akan membantu Anda untuk mengatur bisnis pada perusahaan Anda. Dalam kata lain, Anda cukup menggunakan sebuah sistem untuk mengatur secara keseluruhan proses bisnis dalam usaha yang Anda miliki. Setiap modul yang Anda gunakan pada sistem ERP akan saling berintegrasi. 

Mungkin untuk memberikan gambaran akan saya berikan sebuah contoh, Saat terjadi sebuah transaksi penjualan produk pada perusahaan Anda, sistem ERP akan secara otomatis membuatkan catatan penjualan produk pada modul penjualan. Tentu saja perusahaan Anda harus mengeluarkan barang dari gudang ketika terjadi transaksi penjualan produk, sistem ERP akan otomatis mengatur pengurangan produk yang tersimpan pada gudang. Ketika kehabisan stok, sistem ERP akan memberikan notifikasi kepada bagian gudang untuk melakukan produksi produk atau melakukan pembelian produk. Sehingga bagian gudang dapat melakukan produksi produk atau melakukan pembelian produk untuk mengisi stok di gudang, sistem ERP akan secara otomatis melakukan update stok pada gudang. 

Dengan melihat contoh di atas, dapat kita lihat bahwa dengan menggunakan sistem ERP akan sangat membantu pengaturan bisnis pada sebuah perusahaan. 

Meminimalisir Kesalahan Manusia

Bagi perusahaan-perusahaan yang belum menggunakan sistem ERP, segala jenis kegiatan transaksi masih dilakukan secara manual. Pada umumnya semua transaksi masih dicatat pada sebuah kertas atau menggunakan bantuan excel. Tingkat kesalahan yang dilakukan oleh manusia dapat dikatakan cukup tinggi ketika semua kegiatan transaksi dilakukan secara manual. Kesalahan yang sering terjadi antara lain adalah salah memasukkan data pembelian, salah memasukkan data penjualan, duplikasi data, dan beberapa kesalahan lainnya. Data tersebut juga tidak dapat dilihat secara langsung oleh pemilik perusahaan karena data tidak bersifat real time. Sehingga, setiap data yang dimiliki harus diolah secara manual terlebih dahulu sebelum dapat dilihat oleh pemilik perusahaan.

Penggunaan sistem ERP dapat memudahkan pencatatan transaksi yang terjadi sehari-hari. Tentu saja hal ini dapat meminimalisir kesalahan yang dilakukan oleh manusia karena dengan menggunakan sistem ERP, data-data akan secara otomatis tercatat dan diolah oleh sistem. Pemilik perusahaan tentu saja dapat melihat hasil dari data-data tersebut tanpa ada batasan tempat dan waktu karena data-data tersebut bersifat real time. Setiap kegiatan transaksi akan secara otomatis tercatat pada sistem. Data yang dihasilkan menggunakan sistem ERP dapat lebih dipertanggungjawabkan kebenarannya. 

Produktivitas Kerja

Penggunaan sistem ERP dapat membantu produktivitas kerja dari setiap divisi pada perusahaan. Dengan menggunakan sistem ERP, alur kerja dari setiap divisi menjadi lebih mudah dan lebih cepat karena sistem ERP banyak melakukan otomatisasi terhadap alur kerja yang pada umumnya dilakukan secara manual oleh manusia. 

Infrastruktur yang Konsisten

Pada umumnya perusahaan yang tidak menggunakan sistem ERP sudah memiliki alur kerja pada setiap divisinya. Setiap divisi tentu saja harus mengetahui tugas-tugas yang harus dilakukan. Selain itu, setiap divisi juga harus mengetahui keadaan dari divisi lain yang bersangkutan dengan tugas divisi tersebut. Contoh: Saat akan melakukan penjualan, divisi penjualan perlu mengetahui stok produk pada gudang. Divisi penjualan dan divisi gudang harus terus berkomunikasi untuk memastikan bahwa stok produk mencukupi untuk dijual. Divisi keuangan harus mengetahui hasil data penjualan produk dan pembelian produk untuk memastikan keuangan perusahaan benar. 

Dengan menggunakan sistem ERP, setiap divisi pada perusahaan dapat lebih mudah untuk mengetahui keadaan dari divisi lain yang berhubungan dengan divisi tersebut. Karena setiap tugas yang dilakukan oleh setiap divisi dilakukan menggunakan sebuah sistem yang sama. Setiap divisi tidak perlu melakukan interaksi secara langsung dengan divisi lain, dengan melihat sistem ERP yang sedang digunakan setiap divisi dapat mengetahui keadaan divisi lain. 

Faktor-Faktor Pemilihan Sistem ERP

Sekarang kita akan masuk ke bagian yang harus diperhatikan sebelum Anda akan membeli atau menyewa sistem ERP. Ada 3 faktor utama yang harus diperhatikan dalam pemilihan sistem ERP yang sesuai dengan bisnis Anda. Faktor-faktor tersebut akan dijelaskan lebih lanjut di bawah ini:

Fungsionalitas Sistem yang Dibutuhkan

Menentukan fungsional sistem yang dibutuhkan oleh bisnis Anda merupakan hal yang sangat penting sebelum Anda memulai menggunakan sistem ERP. Anda perlu memikirkan divisi apa saja yang diperlukan agar perusahaan Anda dapat berjalan dengan baik. Setelah Anda menentukan divisi-divisi tersebut, pastikan Anda mengetahui tugas dari setiap divisi yang telah Anda tentukan. 

Anda dapat menentukan fungsional sistem yang dibutuhkan berdasarkan tugas dari divisi-divisi yang Anda butuhkan dalam usaha Anda. Contoh: Perusahaan Anda membutuhkan divisi penjualan, divisi gudang, divisi sumber daya manusia, dan divisi keuangan. Dari setiap divisi, Anda dapat menentukan modul-modul yang dapat digunakan untuk mempermudah proses bisnis dari setiap divisi. Untuk divisi penjualan tentu membutuhkan modul penjualan, divisi gudang membutuhkan modul inventaris dan pembelian, divisi sumber daya manusia membutuhkan modul sumber daya manusia, dan divisi keuangan membutuhkan modul keuangan. Anda dapat membahas hal ini dengan orang-orang yang telah mengenal modul-modul dari sistem ERP dengan baik. 

Dapat dilihat pada contoh kasus di atas, perusahaan Anda membutuhkan modul penjualan, inventaris, pembelian, sumber daya manusia, dan keuangan. Sehingga sistem ERP yang Anda butuhkan hanya membutuhkan modul-modul tersebut. 

Proses Bisnis Perusahaan

Berdasarkan pengalaman saya bekerja selama ini, setiap perusahaan memiliki proses bisnis yang berbeda-beda. Meskipun setiap perusahaan memiliki tujuan yang sama, alur dari setiap proses bisnis yang mereka lakukan pasti ada perbedaan. Dalam hal ini, Anda sebagai pemilik usaha harus memastikan terlebih dahulu proses bisnis yang sesuai dengan bisnis yang Anda jalani. Mungkin saja akan ada beberapa perubahan terhadap proses bisnis yang Anda lakukan seiring berjalannya waktu. 

Setelah proses bisnis yang telah Anda bangun sesuai dengan bisnis yang Anda jalani, Anda perlu memikirkan juga sistem ERP yang akan digunakan oleh perusahaan Anda akan menggunakan device apa saja. Hal ini dapat Anda pikirkan sesuai dengan proses bisnis dari bisnis Anda. Contoh: divisi sales dari perusahaan Anda akan sering berkeliling untuk menjual produk, di mana untuk mempermudah proses bisnis berjalan menggunakan sistem ERP sales harus bisa mengakses sistem pada handphone atau tab. Apabila divisi sales dari perusahaan Anda tidak perlu berkeliling untuk melakukan penjualan produk, sistem ERP mungkin lebih mudah untuk diakses pada sebuah pc. 

Jadi sebelum Anda memutuskan sistem ERP yang akan Anda gunakan, sebaiknya Anda memikirkan secara matang proses bisnis dari usaha Anda. 

Biaya yang Perlu Dikeluarkan

Biaya yang perlu dikeluarkan dapat disesuaikan dengan sistem ERP yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda. Pada umumnya sistem ERP yang terdiri dari modul-modul dapat disewakan dan dijualkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setiap modul-modul sudah memiliki fungsi tersendiri dan alur kerja yang sudah ditetapkan. Anda dapat berkonsultasi terlebih dahulu mengenai fungsi yang sudah ditetapkan untuk setiap modul. Apabila fungsi yang sudah ditetapkan sesuai dengan proses bisnis perusahaan, Anda dapat melakukan penyewaan untuk setiap modul yang ada. Dengan melakukan penyewaan modul-modul yang sudah ada, biaya yang perlu dikeluarkan tidak akan terlalu besar. Atau bila perusahaan Anda tidak menyediakan biaya yang terlalu besar untuk penyediaan sistem ERP, Anda dapat mencoba untuk menyesuaikan proses bisnis perusahaan Anda dengan alur kerja modul-modul yang disediakan. 

Untuk kasus lain, setelah Anda mengetahui alur kerja dari modul-modul tetapi tidak sesuai dengan proses bisnis perusahaan Anda. Anda dapat meminta agar setiap modul yang dibutuhkan disesuaikan dengan proses bisnis dari perusahaan Anda. Tentu saja untuk melakukan permintaan seperti ini membutuhkan biaya yang lebih besar dibandingkan dengan menyewa modul-modul dengan alur kerja yang sudah ditetapkan. Pada umumnya, dengan melakukan permintaan perubahan alur kerja pada modul-modul dapat dianggap Anda telah membeli sistem ERP tersebut dan tidak perlu untuk melakukan pembayaran uang sewa untuk setiap modul. Tapi ada beberapa modul yang tetap terkena biaya sewa perbulan atau pertahun, modul-modul ini biasanya merupakan modul enterprise. Modul enterprise merupakan modul berbayar yang memiliki fitur lebih dibandingkan modul community. Modul community merupakan modul yang dapat digunakan untuk mencoba fitur-fitur standar dari sebuah modul.

Apabila ini merupakan pertama kali Anda memikirkan untuk menggunakan sistem ERP, sebaiknya Anda mencari konsultan terlebih dahulu untuk mendapatkan ide terkait sistem ERP yang Anda butuhkan. Anda dapat menghubungi NIbble Softworks untuk menanyakan hal-hal terkait sistem ERP yang Anda butuhkan. 

Synopsis

Banyak orang-orang yang masih belum mengetahui apa yang dimaksud dengan sistem ERP. Sedangkan, sistem ERP banyak memberikan kemudahan-kemudahan bagi para pebisnis dalam mengelola usaha mereka. Dalam artikel ini akan dijelaskan secara mendasar apa yang dimaksud dengan sistem ERP. Pembaca dapat mendapatkan informasi mengenai keuntungan yang diperoleh apabila menggunakan sistem ERP dalam mengelola bisnis mereka. Akan dibahas juga mengenai faktor-faktor yang menjadi pertimbangan sebelum menggunakan sistem ERP. Hal-hal tersebut akan dibahas pada artikel ini.